L’esperienza di smart working in Arpae Emilia-Romagna

Dall’oggi al domani oltre un migliaio di dipendenti di Arpae si sono trovati, come tantissimi altri colleghi del Sistema nazionale di protezione dell’ambiente (Snpa), a sperimentare il lavoro agile.

L’enfasi con la quale si è parlato in queste settimane dello smart working non ci deve far dimenticare che il fenomeno è tutt’altro che recente (l. 81/2017), anche se la sua diffusione massiva è dipesa dalla crisi sanitaria generata dall’epidemia di covid-19.

Può essere quindi interessante prendere avvio dall’esperienza maturata in questa prima emergenza, per condividere le misure che hanno supportato l’organizzazione di Arpae ad affrontare in velocità e con efficacia una situazione così inaspettata. Da qui sarà più facile partire per preparare l’evoluzione dello smart working in prospettiva di normalità e travasare nell’operatività quotidiana la spinta innovativa che indubbiamente ha accompagnato questa fase sperimentale.

Lasciamo da parte, per ora, questa sintetica e non esaustiva riflessione sull’accelerazione al cambiamento impressa dal distanziamento sociale e su come portare a sistema le innovazioni praticate in emergenza, per presentare le misure messe in campo dall’Agenzia. 

Si tratta di un mix di infrastrutture, gioco di squadra, emersione di creatività e proattività, che - a oggi - possiamo dire ha funzionato egregiamente. 
Partiamo dalla tecnologia, che ha fatto da collante per accompagnare il salto, tutt’altro che scontato, verso un utilizzo massivo del lavoro agile. 

Tecnologia, anzi infrastrutture abilitanti: si è rivelata, al di là delle inevitabili difficoltà, l’asse portante per supportare il cambiamento. Il sistema è stato in grado di sopportare, senza crashare, il carico di 700/800 utenze quotidianamente connesse alla rete aziendale e senza conoscere, con precisione, il back informatico domestico. 

Questionario sulle criticità informatiche. Questo strumento, somministrato a tutti i dipendenti, è stato compilato in via volontaria da oltre 900 persone. Ha consentito di fare una panoramica su connettività da remoto (linea fissa/rete cellulare), qualità della connessione, attrezzatura informatica posseduta, utilissima per un primo censimento delle difficoltà ricorrenti.

Video-pillole Arpae lavora agile. Brevissimi filmati di taglio operativo, “in onda” sulla intranet e su youtube, molto apprezzati dall’utenza perché anticipatori o risolutivi dei problemi comuni incontrati da remoto. Ad oggi se ne contano 13 su argomenti pratici (compilazione del cartellino da casa, collegamento da remoto al pc dell’ufficio, utilizzo di G Suite ecc.). Utili, divertenti e, a detta dei più, a tratti geniali. Qui il link alle pillole sullo smart working (v. ad esempio Pillola 10).

Comunicazioni costanti e aggiornate. Diffuse a tutto il personale via e-mail e sulla intranet, sulle misure anticovid 19, comprendenti attività indifferibili di Arpae da rendere in presenza, piano organico degli interventi di sicurezza e tutela del lavoro per l’emergenza, protocollo di accordo per la prevenzione e la sicurezza dei dipendenti pubblici in ordine all’emergenza sanitaria ecc. Necessarie per orientare, univocamente, la macchina organizzativa.

Questionario sull’esperienza di smart working. E’ stato somministrato a tutto il personale, dirigenza compresa, con compilazione su base volontaria. Si articola in 11 sezioni (anagrafica, utilizzo delle opportunità di conciliazione lavoro-vita privata, organizzazione del lavoro, relazioni professionali, programmazione del lavoro, difficoltà riscontrate nel completamento del piano di lavoro, problemi tecnici e relativo focus di approfondimento, attese verso lo sw, domande sulla valutazione conclusiva dell’esperienza). L’adesione è stata massiccia: l’hanno compilato 993 dipendenti su 1293 (77%). E’ in corso in questi giorni l’elaborazione dei risultati, che saranno diffusi sul prossimo numero del notiziario Ambiente Informa. L’Agenzia è disponibile a condividere il questionario con tutte le Agenzie che volessero proporlo ai propri dipendenti, anche al fine di una comparabilità dell’esperienza nell’ambito di Snpa. 

Formazione. Sviluppata su Google classroom, propone brevi lezioni, in video collegamento, su aspetti gestionali, tecnici e normativi destinati ai nuovi assunti (circa una sessantina gli iscritti ), con la finalità di accelerare la conoscenza del contesto organizzativo. In parallelo, per la gestione più adeguata dell’operatività in lavoro agile, anche in vista di una sua futura gestione di routine, è stata lanciata una call per la raccolta di auto candidature da parte dei dipendenti interessati ad un percorso di Smart Learning su G Suite e altri strumenti per il lavoro agile.
Il gruppo costituito (oltre 180 le auto candidature presentate) avrà il compito di valutare, sperimentare, proporre modalità d’uso delle tecnologie a disposizione di Arpae, principalmente in ambiente G Suite.

Quale sfida per il futuro?

Sin qui le misure adottate. Ora alcune riflessioni conclusive su ciò che ci aspetta. La sfida che abbiamo di fronte è come trasformare l’allenamento e la serie di stimoli e interventi innovativi emersi nel periodo in un miglioramento generalizzato, che abbia come traguardo lo sviluppo organizzativo in un’ottica di miglioramento dei servizi e delle prestazioni all’utenza ed alla collettività in generale. 

E’ indubbio infatti che la configurazione dello smart working in situazione di normalità sarà diversa da come l’abbiamo conosciuta in queste settimane. Progettarne l’evoluzione (come peraltro già previsto, per il 2020, nel Piano triennale delle azioni positive per la parità approvato dall’Agenzia) implica un ragionamento su risorse, regole, competenze, buone prassi necessarie per la gestione e il controllo della performance “agile”, all’interno del quadro regolamentare definito dal legislatore. Oltre che la massima attenzione per scongiurare il rischio di un disaccoppiamento gestionale nei confronti del personale che, è fondato ipotizzare, una volta cessata la fase emergenziale, non opererà necessariamente in via esclusiva da remoto. 

Un secondo punto altrettanto cruciale riguarda il coinvolgimento del personale che opera sul territorio, le cui dinamiche operative si discostano per una quota parte da quelle del personale che opera in “back office”, ma che gioco-forza andrà coinvolto nel processo di innovazione organizzativa e procedurale, essendo il terminale di contatto con la comunità degli stakeholder. 

Un terzo e ultimo punto conclusivo è la lezione che sapremo trarne come Agenzia: l’emergenza covid -19, con tutto il suo carico di dolore, ci ha messo di fronte alle nostre fragilità, ma è anche un banco di prova per misurare la resilienza della nostra organizzazione e un inevitabile impulso verso l’innovazione organizzativa e tecnologica. 

Gabriella Sandon
Direzione amministrativa Arpae Emilia-Romagna